引き継ぎマニュアルをつくる力

引き継ぎといっても、2つの側面があると思うんです。

1.自分の仕事を譲り渡すとき

2.他人の仕事を譲り受けるとき

検索してみると、
1.の自分の仕事を引き継ぐときの心得はよく見かけます。

自分の仕事は自分がよくわかっていますからねぇ。
一番うまく説明できるのは本人のはずなのです。

それが、一概にそうとは言えないのが問題なんですよね。

普段、それこそ無意識に動いてしまっていること
改めて他人に伝えようとすると、これが難しいのです。

同じ会社の誰かに引き継ぐならば、
それでも暗黙の了解があったりしますので、
楽かもしれません。
一から説明しなくて済みますし。

でも、「認識を共通のものとしておく」ことは大切です。

新しく入社した人に引き継ぐのだとしたら?
新社会人の若い人かもしれないし、
中途入社の即戦力かもしれない。

そのどちらでも、
一から説明する用意をしておくことは大事です。
ここまで説明しなくてはならないか!?という思うくらいで
ちょうどいいと思います。

長年その会社にいた人は特に、ですが
その会社独自のルールが染み付いてしまっていますから
世間一般のルールだと思い込んでしまうことが多いのです。

用語のひとつひとつ、わかりやすい表現を心がけないと
相手は????になってしまいますよ。
中途入社の人ならば、ある程度あたりをつけてしまうなり
わからないなら聞くなりできるでしょうが
新入社員は「何がわからないのかわからない」
状態だったりしますから、コミュニケーションが
途切れてしまうことがあります。

 

以前、社内システムを構築したときに
心がけていたことですが

・どのようなスキルの人がきても
(学生アルバイトや年配の女性が突然従事しても)
・いつ新しい人がきても
(いきなり人が替わるということもありえたので)

仕事の流れがわかる、間違えにくい
(むしろ、間違いようがない)
システムを考えていました。

マニュアルを作るのでも同じことだと思います。

誰がみてもわかるマニュアル

そんなマニュアルをつくることができる人は
間違いなく『仕事ができる』人なのです。

そういう力を身に付けたいと思っています。